Darf der Arbeitgeber kündigen, wenn ich Firmendaten an meine private E-Mail weiterleite?

Firmendaten an die private E-Mail – warum das schnell zur fristlosen Kündigung führt

Kurz vor dem Jobwechsel noch schnell die eigenen Präsentationen, Kundenlisten oder Vorlagen an die private Adresse schicken: Das passiert häufiger, als man denkt. Viele halten es für harmlos, weil die Daten ja nur bei ihnen selbst landen. Die Gerichte sehen das deutlich strenger. Das Hessische Landesarbeitsgericht hat die fristlose Kündigung eines Bankmitarbeiters bestätigt, obwohl er schon einen Aufhebungsvertrag mit Abfindung unterschrieben hatte (LAG Hessen, Urteil vom 29.08.2011 – 7 Sa 248/11).

Dieser Ratgeber zeigt, was die Gerichte entschieden haben, wo Ihre Angriffspunkte liegen und was Sie jetzt tun sollten. Eines vorweg: Gegen eine Kündigung haben Sie nur drei Wochen ab Zugang Zeit für die Kündigungsschutzklage. Was in den ersten Tagen zu tun ist, fasst unser Ratgeber zu den ersten Schritten nach einer Kündigung zusammen.

Firmendaten an die private E-Mail – was hat das LAG Hessen entschieden?

Ein Abteilungsdirektor einer Bank hatte bereits einen Aufhebungsvertrag mit Abfindung und unwiderruflicher Freistellung unterschrieben. An seinen letzten beiden Arbeitstagen vor der Freistellung schickte er 94 E-Mails mit rund 1.660 Anhängen an sein privates Postfach. Darunter waren Kontaktdaten von Kunden, Besuchsberichte, Kreditanträge und Kreditverträge, also überwiegend Daten unter Bankgeheimnis. Die Datenschutzstelle der Bank fiel das nach wenigen Tagen auf. Die Bank kündigte fristlos.

Das Arbeitsgericht Frankfurt hatte der Klage noch stattgegeben: Der Kläger habe die Daten nur an sich selbst geschickt und nicht an Dritte, deshalb hätte eine Abmahnung genügt. Wegen der Freistellung sei auch keine Wiederholung zu befürchten. Das Landesarbeitsgericht hat das Urteil aufgehoben und die Klage abgewiesen.

Nach dem LAG Hessen ist schon die Übertragung vertraulicher Kundendaten auf einen privaten Rechner eine außerordentlich schwere Pflichtverletzung, unabhängig davon, was damit geschehen sollte. Ein privater Rechner bietet nicht denselben Schutz wie die Systeme einer Bank. Die Erklärung des Klägers, er habe die Daten nur zu Trainingszwecken während der Freistellung nutzen wollen, wertete das Gericht als Schutzbehauptung.

Braucht es vorher eine Abmahnung?

In beiden entschiedenen Fällen nicht. Gerade als Firmenkundenbetreuer und Abteilungsleiter musste dem Kläger nach dem LAG Hessen auch ohne Abmahnung klar sein, dass die Bank so etwas keinesfalls billigt. Auch das Vertrauensguthaben aus langer Beschäftigung half nicht: Das Arbeitsverhältnis bestand noch keine zwei Jahre.

Das Arbeitsgericht Mannheim hat ebenso entschieden (ArbG Mannheim, Urteil vom 01.08.2023 – 5 Ca 101/23, nicht rechtskräftig). Ein Betriebsratsmitglied und Ersatzmitglied des Wahlvorstands hatte die Wählerliste mit Namen, Anschriften, Geburtsdaten und weiteren Daten von 542 Beschäftigten an seine private E-Mail-Adresse geschickt. Er wollte sie nach eigener Darstellung zu Hause für die Wahlvorstandsarbeit sichten, weil er keinen Dienstlaptop hatte. Sein Rechner zu Hause sei verschlüsselt und passwortgeschützt. Das half ihm nicht. Er habe die Daten dem Schutz und der Kontrolle des Arbeitgebers entzogen. Die fristlose Kündigung war ohne Abmahnung wirksam, trotz seines Sonderkündigungsschutzes.

Für Sie heißt das aus unserer Sicht: Bei Kunden-, Bank- oder Personaldaten in größerem Umfang wird es ohne Abmahnung sehr eng. Anders kann es liegen, wenn es um wenige eigene Arbeitsunterlagen ohne vertrauliche Daten geht, wenn die Weiterleitung im Betrieb üblich und geduldet war oder wenn Sie ausdrücklich angewiesen wurden, zu Hause zu arbeiten. Das hatten die Gerichte hier nicht zu entscheiden. Genau dort liegen aber die Angriffspunkte. Mehr zur Wirkung einer Abmahnung im Ratgeber Abmahnung.

Aufhebungsvertrag unterschrieben – kann die Abfindung trotzdem wegfallen?

Ja. Im Fall des LAG Hessen sah der Aufhebungsvertrag eine Abfindung von gut 18.000 €, die Fortzahlung des Gehalts bis Jahresende und eine variable Vergütung vor. Das Gericht hat gesagt: Ist das Vertrauen endgültig zerstört, muss der Arbeitgeber nicht bis zum vereinbarten Ende Gehalt ohne Gegenleistung und dazu eine Abfindung zahlen. Der Kläger verlor mit der fristlosen Kündigung Gehaltsansprüche und die Abfindung.

Auch die Freistellung hat ihn nicht geschützt. Dass eine Wiederholung praktisch ausgeschlossen war, ist zwar bei der Abwägung zu berücksichtigen. Entscheidend war für das Gericht aber der endgültige Vertrauensverlust. Der Kläger hatte noch versucht, sich auf die Rückgabeklausel im Aufhebungsvertrag zu berufen, wonach er Daten erst zum Endtermin zurückgeben musste. Auch das half nicht: Die Klausel betraf nur Unterlagen, die er für seine Arbeit erhalten hatte, und erlaubte keine Kopien auf dem Privatrechner.

Gerade in der Phase zwischen Unterschrift und Ausscheiden ist deshalb Vorsicht geboten. Worauf es beim Aufhebungsvertrag sonst ankommt, lesen Sie auf unserer Seite Aufhebungsvertrag prüfen lassen.

Wie fliegt das auf – und wann ist es zu spät für den Arbeitgeber?

Oft schneller, als man denkt. Im Bankfall bemerkte die Datenschutzstelle den Versand nach wenigen Tagen. Im Mannheimer Fall lag die E-Mail über ein Jahr zurück. Entdeckt wurde sie erst, als der Arbeitgeber die Daten für ein Auskunftsersuchen des Klägers nach der DSGVO zusammenstellte. Der Kläger hatte die Auskunft selbst verlangt. Mit dem Einwand, der Arbeitgeber habe die E-Mail nicht verwerten dürfen, drang er deshalb nicht durch.

Die Zwei-Wochen-Frist für die fristlose Kündigung (§ 626 Abs. 2 BGB) beginnt erst, wenn der Arbeitgeber von dem Vorfall erfährt, nicht mit dem Versand. Eine alte E-Mail kann also noch lange später eine fristlose Kündigung auslösen. Ob der Arbeitgeber die Frist im Einzelfall gewahrt hat, prüfen wir trotzdem immer, denn hier scheitern Kündigungen in der Praxis häufig.

Unser Tipp: Bevor Sie selbst eine Datenauskunft verlangen, etwa um Druck für eine Abfindung aufzubauen, sollten Sie mit Ihrem Anwalt besprechen, was dabei zutage kommen kann. Mehr zum Auskunftsanspruch nach der DSGVO.

Kann der Arbeitgeber auch Schadensersatz verlangen?

Er kann es versuchen, muss dann aber den Schaden und die Ursache beweisen. Das LAG Rheinland-Pfalz hatte den Fall eines IT-Beraters, der nach seiner Eigenkündigung Dateien vom Firmenserver an seine private E-Mail schickte und danach als Selbständiger bei denselben Großkunden arbeitete. Der frühere Arbeitgeber verlangte 400.000 € Schadensersatz (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 24.05.2018 – 5 Sa 267/17).

Das Gericht sah zwar eine schuldhafte Pflichtverletzung. Arbeitnehmer dürfen sich betriebliche Unterlagen nicht ohne Einverständnis aneignen oder für eigene Zwecke vervielfältigen, auch nicht als Gedächtnisstütze. Die Klage scheiterte aber daran, dass der Arbeitgeber nicht darlegen konnte, dass gerade die weitergeleiteten Dateien zum Verlust der Aufträge geführt hatten. Ohne nachvertragliches Wettbewerbsverbot durfte der Berater nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses in Konkurrenz treten.

Für Sie heißt das: Eine hohe Forderung ist noch kein Anspruch. Prüfen Sie aber auch Ihren Arbeitsvertrag. Dort stehen oft Vertragsstrafen für Verstöße gegen die Geheimhaltung.

Gespräch wegen weitergeleiteter Daten – vorher mit dem Anwalt sprechen

Spricht Sie der Arbeitgeber auf weitergeleitete E-Mails an, droht meist die fristlose Kündigung. Sie müssen sich im Gespräch nicht zu dem Vorwurf äußern. Je nach Fall kommen zum Beispiel diese Möglichkeiten in Betracht:

• Zunächst gar nichts zum Vorwurf sagen. Hören Sie sich an, was Ihnen vorgehalten wird, und äußern Sie sich im Gespräch selbst nicht dazu.
• Eine spätere Stellungnahme ankündigen. Sie können mitteilen, dass Sie sich nach Rücksprache mit Ihrem Anwalt schriftlich äußern.
• Nichts auf eigene Faust löschen oder zurückschicken. Nutzen Sie die Daten nicht weiter und besprechen Sie Rückgabe und Löschung zuerst mit Ihrem Anwalt.
• Das Gespräch festhalten. Notieren Sie direkt danach, wer anwesend war und welche E-Mails und Dateien Ihnen konkret vorgehalten wurden.
• Die Regeln im Betrieb zusammentragen. IT-Richtlinie, Arbeitsvertrag und alles, was zeigt, ob Arbeiten von zu Hause üblich oder angewiesen war.

Welcher Weg in Ihrem Fall der richtige ist, hängt vom konkreten Vorwurf ab. Das sollten Sie vor dem Gespräch individuell mit einem Anwalt für Arbeitsrecht besprechen. Wird Ihnen im Gespräch ein Aufhebungsvertrag angeboten, unterschreiben Sie nicht sofort. Er führt regelmäßig zu einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld.

Da wir auch Arbeitgeber vertreten, wissen wir, woran solche Kündigungen auf Arbeitgeberseite scheitern. Unser Beitrag für Arbeitgeber auf arbeitsrecht-haque.de ordnet die Fallgruppen von Datenweitergabe und Passwortmissbrauch. Für Sie als Arbeitnehmer liegen genau dort die Angriffspunkte. Verwandte Fälle finden Sie in unseren Ratgebern zur Kündigung wegen Passwortweitergabe und zur fristlosen Kündigung wegen Datenlöschung.

Kündigung wegen weitergeleiteter Daten erhalten – was Sie sofort tun sollten

• Zugangsdatum festhalten. Umschlag aufheben, Datum notieren. Davon läuft die Drei-Wochen-Frist.
• Arbeitsuchend melden. Spätestens drei Tage nach Erhalt der Kündigung bei der Agentur für Arbeit, sonst droht eine Minderung des Arbeitslosengeldes.
• Daten nicht weiter nutzen. Weder für den neuen Job noch für eigene Zwecke.
• Unterlagen zusammenlegen. Arbeitsvertrag, Kündigung, Aufhebungsvertrag, alle Abmahnungen, die IT-Richtlinie und den Schriftwechsel zu dem Vorwurf.
• Nichts unterschreiben. Kein Aufhebungsvertrag, kein Abwicklungsvertrag, keine Ausgleichsquittung und keine Unterlassungs- oder Löschungserklärung ohne Prüfung.
• Anwalt für Arbeitsrecht anrufen. Am selben oder am nächsten Tag unter 0221-29230110, nicht erst in der dritten Woche.

Häufige Fragen zur Weiterleitung von Firmendaten an die private E-Mail

Darf ich dienstliche E-Mails an meine private Adresse weiterleiten?

Nur mit Erlaubnis des Arbeitgebers. Arbeitnehmer dürfen sich betriebliche Unterlagen oder Daten nicht ohne Einverständnis aneignen oder für eigene Zwecke vervielfältigen (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 24.05.2018 – 5 Sa 267/17).

Ist das ein Grund für eine fristlose Kündigung?

Bei vertraulichen Kunden- oder Personaldaten in größerem Umfang ja, und zwar oft ohne Abmahnung. Das haben das LAG Hessen für Bankkundendaten (7 Sa 248/11) und das ArbG Mannheim für die Wählerliste mit Daten von 542 Beschäftigten (5 Ca 101/23) entschieden.

Ändert es etwas, dass ich die Daten niemandem weitergegeben habe?

In den entschiedenen Fällen nicht. Schon das Entziehen der Daten aus dem Schutz des Arbeitgebers war die schwere Pflichtverletzung. Ob Sie die Daten weitergeben wollten, war nicht entscheidend.

Kann ich meine Abfindung aus dem Aufhebungsvertrag verlieren?

Ja. Kündigt der Arbeitgeber vor dem vereinbarten Ende wirksam fristlos, endet das Arbeitsverhältnis vorher. Im Fall des LAG Hessen verlor der Kläger damit Gehalt und Abfindung.

Wie lange habe ich Zeit, gegen die Kündigung zu klagen?

Drei Wochen ab Zugang der schriftlichen Kündigung (§ 4 KSchG). Danach gilt die Kündigung nach § 7 KSchG als wirksam, auch wenn der Vorwurf nicht zu halten gewesen wäre.

Firmendaten an die private E-Mail – worauf es für Sie ankommt

Wer vertrauliche Firmendaten an die private E-Mail schickt, riskiert die fristlose Kündigung ohne Abmahnung, auch nach unterschriebenem Aufhebungsvertrag. Angriffspunkte sind die Art der Daten, die Gepflogenheiten im Betrieb, die Zwei-Wochen-Frist und die Anhörung des Betriebsrats. Prüfen lässt sich das nur, solange die Drei-Wochen-Frist läuft. Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln vertreten wir Arbeitnehmer bundesweit vor den Arbeitsgerichten.