Auskunftsanspruch Art. 15 DS-GVO Arbeitnehmer: Ihre Rechte kennen – Ihr Anwalt für Arbeitsrecht

Veröffentlicht am: 02.06.2025

Einführung: Worum geht es beim Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO für Arbeitnehmer?

Als Arbeitnehmer haben Sie nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ein umfassendes Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten Ihr Arbeitgeber über Sie verarbeitet. Dieser sogenannte Auskunftsanspruch DS-GVO Arbeitnehmer ist ein zentrales Instrument, um Transparenz über die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis zu erlangen und die Rechtmäßigkeit zu überprüfen. Viele Arbeitnehmer sind sich unsicher, welche Informationen sie konkret anfordern können und wie sie dabei vorgehen sollen. Dieser Ratgeber, erstellt von Ihrem Anwalt für Arbeitsrecht, klärt die wichtigsten Fragen und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Rechte effektiv nutzen können, beispielsweise im Kontext einer drohenden oder erfolgten Kündigung.

Rechtliche Grundlagen: Was sagt Artikel 15 DS-GVO genau?

Artikel 15 DS-GVO ist das Herzstück Ihres Auskunftsrechts. Er verpflichtet den Arbeitgeber (als "Verantwortlichen" im Sinne der DS-GVO), Ihnen auf Antrag mitzuteilen, ob er Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet. Ist dies der Fall, haben Sie nicht nur ein Recht auf Zugang zu diesen Daten, sondern auch auf eine Reihe spezifischer Informationen über die Verarbeitung. Das Ziel ist es, Ihnen als "betroffener Person" die Kontrolle über Ihre Daten zu ermöglichen.

Die drei Kernkomponenten des Auskunftsrechts nach Art. 15 DS-GVO

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO lässt sich in drei wesentliche Bestandteile gliedern (vgl. Rdnr. 12, 151-152 EDPB-Leitlinien 01/2022):

• Bestätigung: Zunächst können Sie eine Bestätigung darüber verlangen, ob überhaupt personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden.
• Zugang zu den Daten: Werden Daten verarbeitet, haben Sie das Recht auf Zugang zu diesen konkreten personenbezogenen Daten.
• Zusätzliche Informationen: Darüber hinaus steht Ihnen der Zugang zu detaillierten Informationen über die Umstände der Verarbeitung zu (siehe nächster Abschnitt).

Welche Informationen können Sie konkret verlangen? (Art. 15 Abs. 1 & 2 DS-GVO)

Wenn Ihr Arbeitgeber personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, haben Sie gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO Anspruch auf Auskunft über folgende Punkte:

• Die Verarbeitungszwecke: Für welche Zwecke werden Ihre Daten genutzt (z.B. Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Leistungsbeurteilung)?
• Die Kategorien personenbezogener Daten: Welche Arten von Daten werden verarbeitet (z.B. Kontaktdaten, Bankverbindung, Gesundheitsdaten, Leistungsdaten)?
• Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Wem wurden oder werden Ihre Daten offengelegt (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzamt, externe Dienstleister, andere Konzerngesellschaften)? Hierbei haben Sie grundsätzlich Anspruch auf Nennung der konkreten Empfänger (EuGH, Urt. v. 12.01.2023 – C-154/21 "Österreichische Post").
• Die geplante Speicherdauer: Wie lange werden Ihre Daten gespeichert oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
• Ihre Rechte: Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung.
• Das Beschwerderecht: Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde (z.B. dem Landesdatenschutzbeauftragten).
• Die Herkunft der Daten: Wenn die Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten.
• Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling: Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (z.B. bei automatisierten Leistungsbewertungen oder Vorauswahlverfahren) und aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen.

Werden Ihre Daten an ein Drittland (außerhalb EU/EWR) oder eine internationale Organisation übermittelt, haben Sie gemäß Art. 15 Abs. 2 DS-GVO zusätzlich das Recht, über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit dieser Übermittlung (z.B. Standarddatenschutzklauseln) unterrichtet zu werden.

Ihr Recht auf eine Kopie (Art. 15 Abs. 3 DS-GVO)

Ein wichtiger Aspekt des Auskunftsanspruchs ist das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Dies ist in Art. 15 Abs. 3 DS-GVO festgelegt. Die erste Kopie muss Ihnen Ihr Arbeitgeber kostenfrei zur Verfügung stellen. Für weitere Kopien kann er ein angemessenes Entgelt auf Basis der Verwaltungskosten verlangen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat klargestellt (Urt. v. 04.05.2023 – C-487/21), dass der Begriff "Kopie" eine originalgetreue und verständliche Reproduktion aller dieser Daten bedeutet. Das kann auch bedeuten, dass Kopien von Auszügen aus Dokumenten oder gar von ganzen Dokumenten oder Datenbankauszügen zur Verfügung gestellt werden müssen, wenn dies unerlässlich ist, damit Sie Ihre Rechte wirksam ausüben können. Es geht also nicht nur um eine reine Zusammenfassung, sondern um die konkreten Daten. Dabei sind jedoch die Rechte und Freiheiten anderer Personen (z.B. Betriebsgeheimnisse oder Daten anderer Mitarbeiter) zu wahren, was zu Schwärzungen führen kann (Art. 15 Abs. 4 DS-GVO).

Stellen Sie Ihren Antrag elektronisch, sind die Informationen grundsätzlich in einem gängigen elektronischen Format bereitzustellen, sofern Sie nichts anderes angeben.

Wer kann den Auskunftsanspruch geltend machen?

Den Auskunftsanspruch DS-GVO Arbeitnehmer können nicht nur aktuell Beschäftigte geltend machen. Auch die folgenden Personengruppen haben dieses Recht:

• Ehemalige Arbeitnehmer: Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses können Sie Auskunft über die noch gespeicherten Daten verlangen.
• Abgelehnte Stellenbewerber: Personen, deren Bewerbung nicht erfolgreich war, können Auskunft über die im Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten fordern.

Der Arbeitgeber ist in all diesen Fällen die "verantwortliche Stelle" und Sie sind die "betroffene Person" im Sinne der DS-GVO.

Wie stellen Sie einen Auskunftsantrag?

Für den Auskunftsantrag gibt es keine strengen Formvorschriften. Sie können ihn mündlich (z.B. telefonisch), per E-Mail oder schriftlich per Post stellen (vgl. Rdnr. 16 EDPB-Leitlinien 01/2022). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch dringend, den Antrag schriftlich oder per E-Mail zu stellen, um den Zugang und den Inhalt später nachweisen zu können. Sie müssen Ihren Antrag nicht begründen; der Arbeitgeber darf die Auskunft nicht davon abhängig machen, warum Sie die Informationen benötigen (vgl. Rdnr. 10, 123 EDPB-Leitlinien 01/2022).

In Ihrem Antrag sollten Sie klar formulieren, dass Sie Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten begehren. Es kann hilfreich sein, die oben genannten Punkte (Verarbeitungszwecke, Datenkategorien etc.) konkret aufzulisten, um eine möglichst umfassende Antwort zu erhalten. Bitten Sie explizit um eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 Abs. 3 DS-GVO.

Der Arbeitgeber kann bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern (Art. 12 Abs. 6 DS-GVO). Dies dient dem Schutz Ihrer Daten vor unberechtigtem Zugriff.

Fristen für den Arbeitgeber: Wie schnell muss reagiert werden?

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen die Informationen gemäß Art. 12 Abs. 3 DS-GVO "unverzüglich", spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags zur Verfügung stellen (vgl. Rdnr. 45, 936 EDPB-Leitlinien 01/2022). Diese Frist kann in komplexen Fällen oder bei einer Vielzahl von Anträgen um zwei weitere Monate verlängert werden. Über eine solche Fristverlängerung und deren Gründe muss der Arbeitgeber Sie jedoch innerhalb des ersten Monats informieren.

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht oder unvollständig antwortet?

Wenn Ihr Arbeitgeber die Auskunft verweigert, nicht fristgerecht oder nur unvollständig antwortet, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Erinnerung und Fristsetzung: Fordern Sie Ihren Arbeitgeber erneut unter Fristsetzung zur Auskunftserteilung auf.
• Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde: Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DS-GVO).
• Gerichtliche Geltendmachung: Sie können Ihren Anspruch auf Auskunft auch gerichtlich durchsetzen. Ein erfahrener Anwalt für Arbeitsrecht kann Sie hierbei unterstützen.
• Schadensersatz: Unter Umständen kann bei einer Verletzung des Auskunftsrechts auch ein Anspruch auf immateriellen Schadensersatz nach Art. 82 DS-GVO bestehen, obwohl dies gerichtlich oft unterschiedlich bewertet wird.

Grenzen und Einschränkungen des Auskunftsanspruchs

Der Auskunftsanspruch ist zwar weitreichend, aber nicht grenzenlos. Wichtige Einschränkungen sind:

• Rechte und Freiheiten anderer Personen (Art. 15 Abs. 4 DS-GVO): Die Auskunft darf die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigen. Dies betrifft z.B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers oder personenbezogene Daten anderer Mitarbeiter. In solchen Fällen kann es zu Schwärzungen oder teilweisen Verweigerungen kommen, die aber gut begründet sein müssen. Ein kompletter Ausschluss der Auskunft ist hierdurch selten gerechtfertigt (vgl. Rdnr. 56-61 EDPB-Leitlinien 01/2022).
• Offensichtlich unbegründete oder exzessive Anträge (Art. 12 Abs. 5 DS-GVO): Stellt ein Arbeitnehmer beispielsweise in sehr kurzen Abständen wiederholt inhaltsgleiche Anträge, ohne dass sich an der Datenlage etwas geändert hat, kann der Arbeitgeber die Bearbeitung verweigern oder ein angemessenes Entgelt verlangen. Die Hürden hierfür sind jedoch hoch (vgl. Rdnr. 62-68 EDPB-Leitlinien 01/2022).

Warum ist der Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer so wertvoll?

Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO dient nicht nur der reinen Information. Er ist ein mächtiges Werkzeug für Arbeitnehmer, um:

• Transparenz über die Datenverarbeitung zu erhalten.
• Die Rechtmäßigkeit der Datennutzung und -speicherung zu überprüfen.
• Mögliche Falschinformationen zu identifizieren und deren Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) zu verlangen.
• Sich auf arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen vorzubereiten, z.B. im Rahmen einer Kündigungsschutzklage. Die erhaltenen Informationen können wichtige Beweismittel liefern.
• Zu verstehen, welche Leistungs- und Verhaltensdaten der Arbeitgeber erfasst und für Entscheidungen heranzieht.

Gerade in Konfliktsituationen oder bei Unklarheiten über die Datenverarbeitung kann der Auskunftsanspruch Klarheit schaffen und Ihre Position stärken.

Fazit: Die wichtigsten Punkte zum Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer zusammengefasst

Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO ist ein fundamentales Recht für jeden Arbeitnehmer, ehemaligen Arbeitnehmer und Stellenbewerber. Er ermöglicht es Ihnen, detaillierte Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber zu erhalten und eine Kopie dieser Daten anzufordern. Dies schafft Transparenz und ermöglicht Ihnen, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Rechte (Berichtigung, Löschung etc.) geltend zu machen.

Wichtige Kernpunkte sind:

• Sie haben ein Recht auf Bestätigung, Zugang zu Ihren Daten und umfassende Informationen über die Verarbeitung.
• Sie können eine kostenfreie Kopie Ihrer Daten verlangen.
• Der Antrag ist formlos möglich, sollte aber aus Beweisgründen schriftlich erfolgen.
• Der Arbeitgeber hat in der Regel einen Monat Zeit für die Beantwortung.

Wichtig: Dieser Artikel dient einer ersten Orientierung und kann eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen. Wenn Sie von einer unklaren Datensituation betroffen sind, Fragen zu Ihren spezifischen Daten beim Arbeitgeber haben oder Unterstützung bei der Geltendmachung Ihres Auskunftsanspruchs DS-GVO Arbeitnehmer benötigen, insbesondere im Kontext einer Kündigung, empfehlen wir Ihnen dringend, sich professionell durch einen erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht beraten zu lassen. Gerne prüfen wir Ihren Fall bei Notruf-Kündigung und unterstützen Sie dabei, Ihre Rechte optimal wahrzunehmen.

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