Darf der Arbeitgeber ab dem ersten Tag eine Krankmeldung verlangen?

Krankmeldung ab dem ersten Tag – worauf es jetzt ankommt

Krankmeldung ab dem ersten Tag, und das ohne jede Erklärung: Für viele Beschäftigte fühlt sich diese Ansage wie ein Misstrauensvotum an. Bisher galten drei Tage, plötzlich soll das Attest schon am ersten Fehltag her, manchmal nur für eine einzige Person im Team.

Die ehrliche Antwort lautet: Ihr Arbeitgeber darf das, und er muss Ihnen dafür keinen Grund nennen. Das heißt aber nicht, dass Sie machtlos sind. Entscheidend ist, was Sie seit der Umstellung auf die elektronische Bescheinigung überhaupt noch abliefern müssen, wo die Grenze zur Schikane verläuft und welche Fehler aus einer Krankheit eine Abmahnung machen. Genau darum geht es hier.

Krankmeldung ab dem ersten Tag – auf welcher Grundlage darf Ihr Arbeitgeber das?

Die Grundlage steht in § 5 Abs. 1 Satz 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Der gesetzliche Normalfall steht in Satz 2: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist die ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Satz 3 enthält dann nur einen einzigen kurzen Satz: „Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.”

Mehr steht dort nicht. Vor allem steht dort nicht, dass Ihr Arbeitgeber dafür einen Anlass braucht. Genau das hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 14. November 2012 (5 AZR 886/11) entschieden. Nach dem Leitsatz steht die Ausübung dieses Rechts im nicht gebundenen Ermessen des Arbeitgebers. Er muss also weder hohe Fehlzeiten noch einen Verdacht noch irgendeinen sachlichen Grund vorweisen.

Die Drei-Tage-Regel ist damit kein Recht, das Ihnen zusteht, sondern nur die gesetzliche Grundeinstellung. Ihr Arbeitgeber kann sie jederzeit nach unten verschieben.

Anzeige und Nachweis – die zwei Pflichten, die ständig verwechselt werden

Unabhängig von jedem Attest müssen Sie sich unverzüglich krankmelden. § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG verpflichtet Sie, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis also zu Beginn des Arbeitstages und nicht erst am Nachmittag.

Das ist die Anzeigepflicht. Sie hat mit dem Attest nichts zu tun und gilt auch dann, wenn Sie nur einen halben Tag ausfallen. Davon zu trennen ist die Nachweispflicht, also die Frage, wann eine ärztliche Bescheinigung fällig wird.

Diese Unterscheidung ist mehr als Theorie. Die meisten Abmahnungen im Krankheitsfall betreffen nicht das fehlende Attest, sondern die zu späte oder ganz unterbliebene Krankmeldung. Wer morgens niemanden erreicht und deshalb gar nicht anruft, hat bereits eine Pflichtverletzung begangen, auch wenn er tatsächlich krank ist.

Melden Sie sich deshalb so, dass es später beweisbar ist. Ein Anruf allein lässt sich schwer belegen. Eine zusätzliche E-Mail oder Nachricht an die im Betrieb vorgesehene Stelle kostet nichts und erspart Ihnen im Streitfall viel.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – was Sie seit 2023 tatsächlich abliefern müssen

Sind Sie gesetzlich krankenversichert, müssen Sie keine Bescheinigung mehr beim Arbeitgeber einreichen. § 5 Abs. 1a Satz 1 EFZG nimmt Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse ausdrücklich von der Vorlagepflicht aus. Ihr Arbeitgeber ruft die Daten stattdessen selbst bei Ihrer Krankenkasse ab.

Ihre Pflicht ist damit aber nicht verschwunden, sie hat sich nur verschoben. Nach § 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG müssen Sie die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu denselben Zeitpunkten ärztlich feststellen lassen, die sonst für die Vorlage gelten. Verlangt Ihr Arbeitgeber das Attest ab dem ersten Tag, heißt das für Sie ganz konkret: Sie müssen am ersten Krankheitstag zum Arzt.

Wer stattdessen zwei Tage abwartet und erst dann einen Termin macht, hat für die ersten beiden Tage keine ärztliche Feststellung. Diese Tage lassen sich später praktisch nicht mehr retten, denn rückwirkende Krankschreibungen sind nach den ärztlichen Vorgaben nur ausnahmsweise und nur für einen sehr kurzen Zeitraum zulässig.

Papierbescheinigung mitnehmen – der Punkt, an dem die meisten Verfahren entschieden werden

Lassen Sie sich die Bescheinigung trotz elektronischer Meldung immer aushändigen. § 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG gibt Ihnen genau darauf einen Anspruch, und § 109 Abs. 1 Satz 5 SGB IV verpflichtet die Arztpraxis zur Ausgabe.

Warum das entscheidend ist, hat das Bundesarbeitsgericht im Urteil vom 21. August 2024 (5 AZR 248/23) deutlich gemacht. Die Papierbescheinigung ist danach nicht abgeschafft worden, sie steht als eigene Pflicht des Kassenarztes neben der elektronischen Meldung. Und ein Gericht kann die elektronischen Daten nicht selbst abrufen. Wenn Sie Ihre Entgeltfortzahlung später einklagen müssen, führen Sie den Nachweis am einfachsten über genau dieses Papier.

Denken Sie dabei an die Beweislast. Sie tragen sie, nicht Ihr Arbeitgeber. Wer die Bescheinigung in der Praxis liegen lässt und sich auf die elektronische Meldung verlässt, steht vor dem Arbeitsgericht mit leeren Händen da. Der Zettel kostet Sie nichts und ist im Zweifel Ihr wichtigstes Beweismittel für die Lohnzahlungsklage.

Privat versichert oder krank im Ausland – wann die Bescheinigung weiterhin Pflicht ist

Die elektronische Meldung gilt nicht für alle. In drei Konstellationen bleibt es bei der klassischen Vorlage beim Arbeitgeber, und dort schlägt ein Versäumnis unmittelbar durch.

• Privat krankenversichert. § 5 Abs. 1a Satz 1 EFZG befreit nur Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse. Sind Sie privat versichert, gilt für Sie weiter die Vorlagepflicht aus § 5 Abs. 1 EFZG, und Sie müssen die Bescheinigung selbst einreichen.
• Behandlung durch einen Arzt ohne Kassenzulassung. Nach § 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 2 EFZG bleibt es bei der Vorlage, wenn die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt festgestellt wird, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt. Diese Praxen melden nicht elektronisch.
• Geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten. § 5 Abs. 1a Satz 3 Nr. 1 EFZG nimmt Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV ausdrücklich aus.

Ein eigener Fall ist die Erkrankung im Ausland. Nach § 5 Abs. 2 EFZG müssen Sie Ihrem Arbeitgeber dann die Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und Ihre Adresse am Aufenthaltsort auf schnellstmöglichem Weg mitteilen, die Kosten dieser Mitteilung trägt der Arbeitgeber. Sind Sie gesetzlich versichert, müssen Sie zusätzlich Ihre Krankenkasse unterrichten. Eine ausländische Praxis meldet nicht elektronisch nach Deutschland, weshalb Sie die Bescheinigung hier unbedingt in Papierform brauchen. Ihre Rückkehr nach Deutschland müssen Sie ebenfalls unverzüglich anzeigen.

Willkür und Schikane – wo das Attestverlangen seine Grenze findet

Frei von Ermessen heißt nicht grenzenlos. Das Bundesarbeitsgericht hat in der genannten Entscheidung zwar keinen sachlichen Grund verlangt, das Verlangen aber den allgemeinen Schranken der Rechtsausübung unterworfen. Willkürliche und schikanöse Anordnungen sind davon nicht gedeckt.

Praktisch bedeutsam ist vor allem § 612a BGB. Danach darf Ihr Arbeitgeber Sie nicht deshalb benachteiligen, weil Sie in zulässiger Weise Ihre Rechte ausüben. Kommt die Anordnung unmittelbar, nachdem Sie Überstunden angesprochen, Urlaub eingefordert oder sich beim Betriebsrat beschwert haben, lohnt ein genauer Blick auf den zeitlichen Zusammenhang.

Hinzu kommt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Trifft die Anordnung erkennbar nur Beschäftigte mit einem der in § 1 AGG genannten Merkmale, liegt darin eine Benachteiligung, die sich angreifen lässt.

Halten Sie sich in der Zwischenzeit trotzdem an die Anordnung. Das Attest zu besorgen kostet Sie einen Vormittag. Die Anordnung zu ignorieren, weil Sie sie für schikanös halten, kostet Sie im Zweifel das Arbeitsverhältnis.

Arbeitsvertrag, Aushang oder Zuruf – in welcher Form die Anordnung gilt

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG verlangt weder Schriftform noch eine Begründung. Die Anordnung kann im Arbeitsvertrag stehen, per Aushang oder Rundmail für den ganzen Betrieb ergehen oder Ihnen im Einzelfall mündlich erklärt werden.

Sie gilt außerdem nicht automatisch für alle. Ihr Arbeitgeber kann die Vorlage ab dem ersten Tag von einer einzelnen Person verlangen und den Rest der Belegschaft bei der Drei-Tage-Regel belassen. Eine betriebliche Übung, nach der bisher nie ein Attest vor dem vierten Tag verlangt wurde, hindert ihn daran nicht.

Einschränken lässt sich das Recht dagegen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Beides sind die ersten Unterlagen, in die Sie schauen sollten. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, fragen Sie dort nach, ob zu Krankmeldungen eine Regelung existiert und ob der Betriebsrat bei einer betriebsweiten Anordnung beteiligt wurde.

Lassen Sie sich die Anordnung außerdem schriftlich bestätigen. Wurde sie Ihnen nur zugerufen, genügt eine kurze E-Mail, in der Sie das Gehörte wiedergeben. Damit steht später fest, ab wann die verschärfte Pflicht überhaupt galt. Was Ihr Arbeitgeber sonst noch über Sie gespeichert hat, können Sie über den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO abfragen.

Kein Attest trotz Aufforderung – welche Folgen drohen Ihnen?

Zuerst trifft es Ihr Geld, danach Ihr Arbeitsverhältnis. Beide Ebenen sind streng zu trennen, und beide sind unangenehm.

Auf der Geldseite steht § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG. Ihr Arbeitgeber darf die Entgeltfortzahlung verweigern, solange Sie die nach § 5 Abs. 1 EFZG vorzulegende Bescheinigung nicht vorlegen. Das ist ein vorübergehendes Zurückbehaltungsrecht, kein endgültiger Verlust: Holen Sie den Nachweis nach, muss nachgezahlt werden. Nach § 7 Abs. 2 EFZG entfällt das Recht ohnehin, wenn Sie die Verletzung der Pflicht nicht zu vertreten haben.

Sind Sie gesetzlich versichert, greift dieses Zurückbehaltungsrecht nicht unmittelbar, weil Sie gar nichts vorzulegen haben. Das nützt Ihnen praktisch aber wenig. Wer am ersten Tag nicht beim Arzt war, hat für diesen Tag keine ärztliche Feststellung, und ohne Feststellung fehlt Ihnen der Beweis für die Entgeltfortzahlung. Das Ergebnis ist dasselbe, nur der Weg dorthin ist ein anderer.

Auf der arbeitsrechtlichen Seite ist der Verstoß gegen die Anzeige- und Nachweispflicht eine Pflichtverletzung. Sie rechtfertigt zunächst eine Abmahnung. Wiederholt sich das Verhalten nach einer einschlägigen Abmahnung, kommt eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht. Bei beharrlicher Weigerung steht sogar die fristlose Kündigung im Raum, ähnlich wie bei der Arbeitsverweigerung. In der Probezeit braucht Ihr Arbeitgeber für die Trennung ohnehin keinen Grund, dort genügt schon der Eindruck.

Beweiswert Ihrer Krankmeldung – warum das Attest ab Tag eins auch für Sie arbeitet

Die ordnungsgemäß ausgestellte Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Sie ist nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts das wichtigste Beweismittel für Ihre Arbeitsunfähigkeit. Ihr Arbeitgeber kann diesen Beweiswert nur erschüttern, indem er konkrete Tatsachen darlegt und im Bestreitensfall beweist, die ernsthafte Zweifel an Ihrer Erkrankung begründen.

Gelingt ihm das, kippt die Lage vollständig. Dann sind Sie wieder in der Pflicht und müssen im Einzelnen vortragen, welche gesundheitlichen Beeinträchtigungen mit welchen Auswirkungen auf Ihre Arbeitsfähigkeit über den gesamten Zeitraum vorlagen. Ihre Ärzte müssen Sie dafür von der Schweigepflicht entbinden. Das hat das Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 21. August 2024 (5 AZR 248/23) im Einzelnen ausgeführt.

Besonders gefährlich ist der zeitliche Zusammenhang mit einer Kündigung. Deckt sich die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit mit der Kündigungsfrist, ist der Beweiswert im Regelfall erschüttert. Dass eine Krankschreibung am Tag der Eigenkündigung passgenau die Kündigungsfrist abdeckt, hat das Bundesarbeitsgericht bereits mit Urteil vom 8. September 2021 (5 AZR 149/21) beanstandet. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zur Kündigung während der Krankschreibung.

Für Sie folgt daraus etwas Positives. Ein Attest, das schon am ersten Tag beginnt und lückenlos fortgeschrieben wird, ist deutlich schwerer anzugreifen als eine nachträglich zusammengesuchte Dokumentation. Die Anordnung, die sich wie Misstrauen anfühlt, verschafft Ihnen im Streitfall die bessere Beweislage.

Was sollten Sie tun, wenn ein Attest ab dem ersten Tag verlangt wird?

Halten Sie sich an die Anordnung und sichern Sie parallel Ihre Position. Die ersten Schritte kosten Sie nichts.

• Am ersten Tag zum Arzt. Rückwirkende Krankschreibungen sind nur ausnahmsweise und nur für kurze Zeit möglich. Ein verpasster Tag ist in der Regel verloren.
• Vor dem Arzttermin krankmelden. Die Anzeige nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG ist sofort fällig, unabhängig davon, wann Sie einen Termin bekommen.
• Papierbescheinigung mitnehmen. Sie haben darauf Anspruch, und im Prozess ist sie Ihr Beweismittel.
• Anordnung schriftlich festhalten. Bestätigen Sie eine mündliche Anweisung kurz per E-Mail, damit später feststeht, ab wann sie galt.
• Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung prüfen. Dort kann eine für Sie günstigere Regelung stehen.
• Zeitlichen Zusammenhang dokumentieren. Kam die Anordnung direkt nach einer Beschwerde oder Forderung von Ihnen, notieren Sie das Datum.
• Lohnabrechnung kontrollieren. Wurde Entgeltfortzahlung einbehalten, fordern Sie sie schriftlich und mit Frist ein und achten Sie auf vertragliche Ausschlussfristen.

Häufige Fragen zur Krankmeldung ab dem ersten Tag

Darf mein Arbeitgeber ohne Grund ein Attest ab dem ersten Tag verlangen?

Ja. § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG erlaubt ihm, die Vorlage früher zu verlangen. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14. November 2012 (5 AZR 886/11) steht die Ausübung dieses Rechts in seinem nicht gebundenen Ermessen. Eine Begründung schuldet er Ihnen nicht.

Muss er das von allen im Betrieb verlangen?

Nein. Er kann die Vorlage ab dem ersten Tag von einzelnen Beschäftigten verlangen und es bei allen anderen bei der gesetzlichen Regelung belassen. Die Grenze bilden Willkür und Schikane sowie das Benachteiligungsverbot aus § 612a BGB und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz.

Ich bin gesetzlich versichert – muss ich die Bescheinigung überhaupt noch abgeben?

Nein. Nach § 5 Abs. 1a Satz 1 EFZG entfällt die Vorlagepflicht für Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse, Ihr Arbeitgeber ruft die Daten bei der Kasse ab. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit aber zum selben Zeitpunkt ärztlich feststellen lassen, bei einer Anordnung ab dem ersten Tag also am ersten Tag.

Soll ich mir die Papierbescheinigung trotzdem geben lassen?

Ja, unbedingt. § 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG gibt Ihnen einen Anspruch auf Aushändigung, § 109 Abs. 1 Satz 5 SGB IV verpflichtet die Praxis dazu. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 21. August 2024 (5 AZR 248/23) klargestellt, dass die Papierbescheinigung neben der elektronischen Meldung fortbesteht und ein Gericht die elektronischen Daten nicht selbst abrufen kann.

Was passiert, wenn ich das Attest nicht beibringe?

Ihr Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG so lange verweigern, bis der Nachweis vorliegt. Haben Sie die Verletzung nicht zu vertreten, gilt das nach § 7 Abs. 2 EFZG nicht. Arbeitsrechtlich droht zusätzlich eine Abmahnung und bei Wiederholung eine verhaltensbedingte Kündigung.

Kann ich rückwirkend krankgeschrieben werden?

Nur ausnahmsweise und nur für einen kurzen Zeitraum. Die ärztlichen Vorgaben lassen eine Rückdatierung lediglich im Ausnahmefall zu. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern gehen Sie am ersten Tag zum Arzt.

Gilt die Anordnung auch, wenn ich im Ausland krank werde?

Ja. Zusätzlich gelten die Pflichten aus § 5 Abs. 2 EFZG: Sie müssen Arbeitsunfähigkeit, voraussichtliche Dauer und Ihre Adresse am Aufenthaltsort schnellstmöglich mitteilen und als gesetzlich Versicherter auch Ihre Krankenkasse unterrichten. Eine ausländische Praxis meldet nicht elektronisch, die Bescheinigung in Papierform brauchen Sie hier also zwingend.

Darf mir wegen der Krankmeldung gekündigt werden?

Die Krankheit selbst ist kein Kündigungsgrund, der Umgang mit den Anzeige- und Nachweispflichten kann es sein. Eine Kündigung wegen häufiger Fehlzeiten ist etwas anderes und unterliegt strengen Anforderungen, dazu mehr unter Kündigung wegen Krankheit. Haben Sie bereits eine Kündigung erhalten, zählt ab Zugang die Drei-Wochen-Frist, die ersten Schritte finden Sie unter Soforthilfe nach einer Kündigung.

Krankmeldung ab dem ersten Tag – worauf es für Sie ankommt

Ihr Arbeitgeber darf das Attest ab dem ersten Tag verlangen, und er braucht dafür keinen Grund. Ihre Aufgabe ist deshalb nicht, die Anordnung zu bekämpfen, sondern sie sauber zu erfüllen: sofort krankmelden, am ersten Tag zum Arzt, Papierbescheinigung mitnehmen. Wer das tut, verliert keinen Cent Entgeltfortzahlung und hat im Streitfall die besseren Unterlagen. Gefährlich wird es erst, wenn aus dem Thema eine Abmahnung wird, denn der nächste Schritt ist dann die Kündigung.