Darf der Arbeitgeber bei der Krankenkasse die Diagnose erfragen?

Diagnose und Arbeitgeber – warum diese Frage so oft gestellt wird

Darf der Arbeitgeber bei der Krankenkasse die Diagnose erfragen? Die Frage kommt meist dann auf, wenn die Stimmung bereits gekippt ist: Sie sind länger krankgeschrieben, aus der Personalabteilung kommen Anrufe, und irgendwann fällt der Satz, man werde sich das „bei der Kasse bestätigen lassen”.

Die Antwort ist ungewöhnlich eindeutig für das Arbeitsrecht. Ihre Krankenkasse darf dem Arbeitgeber Ihre Diagnose nicht mitteilen, und zwar unabhängig davon, wie nachdrücklich er fragt. Das Gesetz sagt das mit dürren Worten. Interessant ist deshalb weniger das Verbot als die Frage, was Ihr Arbeitgeber stattdessen erfährt, welche Wege ihm offenstehen und wo Sie selbst versehentlich mehr preisgeben, als Sie müssen.

Diagnosedaten an den Arbeitgeber – das Gesetz verbietet es ausdrücklich

Die entscheidende Norm ist § 69 Abs. 4 des Zehnten Sozialgesetzbuchs. Sie regelt zwei Dinge in einem einzigen Satz. Erlaubt ist der Krankenkasse die Mitteilung, ob eine fortdauernde oder erneute Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht. Und dann folgt die Klarstellung im Wortlaut: „die Übermittlung von Diagnosedaten an den Arbeitgeber ist nicht zulässig.”

Dahinter steht das Sozialgeheimnis aus § 35 Abs. 1 SGB I. Danach hat jeder Anspruch darauf, dass die ihn betreffenden Sozialdaten von den Leistungsträgern nicht unbefugt verarbeitet werden. Eine Krankenkasse braucht für jede Weitergabe eine gesetzliche Befugnis. Für die Diagnose gibt es keine, und § 69 Abs. 4 SGB X schließt sie zusätzlich ausdrücklich aus.

Praktisch heißt das: Ihr Arbeitgeber kann bei der Kasse anrufen, so oft er will. Er kann auch behaupten, er brauche die Information für die Lohnbuchhaltung. Die Sachbearbeiterin darf ihm die Diagnose trotzdem nicht nennen. Tut sie es doch, ist das ein Datenschutzverstoß der Kasse, nicht ein Versäumnis von Ihnen.

Krankenkasse und Arbeitgeber – welche Auskunft dort tatsächlich erlaubt ist

Eine einzige Auskunft darf die Kasse erteilen, und die ist für Ihr Gehalt durchaus wichtig. Nach § 69 Abs. 4 SGB X darf sie mitteilen, ob eine erneute oder fortdauernde Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht.

Der Hintergrund ist die Sechs-Wochen-Grenze der Entgeltfortzahlung. Erkranken Sie innerhalb bestimmter Zeiträume erneut an derselben Krankheit, werden die Zeiten zusammengerechnet, und der Anspruch kann früher enden. Ihr Arbeitgeber muss das prüfen können, ohne zu erfahren, um welche Krankheit es geht. Deshalb lautet die Antwort der Kasse nur „ja” oder „nein”.

Damit ist der Rahmen abgesteckt. Ihr Arbeitgeber erfährt, dass es dieselbe Krankheit ist. Er erfährt nicht, welche. Aus einem „ja” lassen sich zwar Rückschlüsse ziehen, und genau deshalb fühlt sich diese Auskunft für viele Beschäftigte bereits unangenehm an. Rechtlich ist sie aber gedeckt, weil sie keine Diagnose enthält.

Elektronische Krankmeldung – diese fünf Angaben ruft Ihr Arbeitgeber ab

Seit der Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung holt sich Ihr Arbeitgeber die Daten selbst bei der Kasse ab. Viele Beschäftigte vermuten deshalb, dort werde nun mehr übermittelt als früher auf dem gelben Zettel. Das Gegenteil ist der Fall.

§ 109 Abs. 1 SGB IV zählt abschließend auf, was die Meldung enthält:

• Ihren Namen.
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit.
• Das Datum der ärztlichen Feststellung.
• Die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.
• Die Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Unfall oder Unfallfolgen bestehen.

Eine Diagnose ist nicht dabei, und ein ICD-Code ebenso wenig. Wie die elektronische Meldung im Übrigen funktioniert und was Sie trotzdem noch selbst erledigen müssen, steht im Ratgeber zur Krankmeldung ab dem ersten Tag.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – warum Ihr Befund nur zur Kasse geht

Die Trennung ist schon im Entgeltfortzahlungsgesetz angelegt. Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist dem Arbeitgeber eine Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer vorzulegen. Mehr verlangt das Gesetz nicht, und mehr steht auf der Ausfertigung für den Arbeitgeber auch nicht.

Der Befund taucht an anderer Stelle auf. § 5 Abs. 1 Satz 5 EFZG verlangt bei gesetzlich Versicherten einen Vermerk des Arztes, dass der Krankenkasse unverzüglich eine Bescheinigung mit Angaben über den Befund übersandt wird. Die medizinische Information fließt also zur Kasse, nicht zum Betrieb. Dort endet sie, weil § 69 Abs. 4 SGB X die Weitergabe verbietet.

Achten Sie deshalb darauf, welches Blatt Sie weiterreichen. Die Ausfertigung für die Krankenkasse trägt die ICD-Codes, die Ausfertigung für den Arbeitgeber nicht. Wer im Stress beide Blätter einreicht oder das falsche abfotografiert und per Mail schickt, gibt seine Diagnose freiwillig heraus. Zurückholen lässt sich das nicht.

Ärztliche Schweigepflicht – der zweite Riegel vor Ihrer Diagnose

Auch beim Arzt läuft Ihr Arbeitgeber ins Leere. Wer als Arzt ein ihm anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 Abs. 1 StGB strafbar. Das gilt für die Diagnose ebenso wie für die Frage, ob Sie überhaupt in Behandlung sind.

Die Schweigepflicht endet nur dort, wo Sie den Arzt selbst davon entbinden. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen, und niemand kann sie für Sie treffen. Eine Praxis, die Auskunft gibt, weil der Arbeitgeber anruft und Dringlichkeit behauptet, handelt rechtswidrig.

Dasselbe gilt für den Betriebsarzt. Er ist Arzt und unterliegt derselben Schweigepflicht. An den Arbeitgeber darf er das Ergebnis seiner Beurteilung weitergeben, also ob und mit welchen Einschränkungen Sie eingesetzt werden können. Die dahinterstehende Diagnose darf er nicht nennen.

Zweifel an der Krankschreibung – der Medizinische Dienst statt der Diagnose

Ihr Arbeitgeber ist nicht wehrlos, er bekommt aber ein anderes Werkzeug als die Diagnose. Nach § 275 Abs. 1 Nr. 3 SGB V hat die Krankenkasse bei Arbeitsunfähigkeit eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einzuholen, um Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit zu beseitigen.

§ 275 Abs. 1a Satz 3 SGB V gibt dem Arbeitgeber dafür ein eigenes Recht: „Der Arbeitgeber kann verlangen, daß die Krankenkasse eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes zur Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit einholt.” Typische Zweifelsfälle nennt das Gesetz gleich mit, etwa auffällig häufige oder auffällig kurze Krankschreibungen und Ausfallzeiten, die sich am Wochenanfang oder Wochenende häufen.

Entscheidend ist, was am Ende bei Ihrem Arbeitgeber ankommt. Er erfährt, ob Arbeitsunfähigkeit besteht oder nicht. Die Begutachtung selbst läuft zwischen Ihnen, dem Medizinischen Dienst und der Kasse ab. Der Weg über § 275 SGB V verschafft ihm also ein Ergebnis, keine Krankenakte.

Der zweite Weg führt vor das Arbeitsgericht. Der ordnungsgemäß ausgestellten Bescheinigung kommt ein hoher Beweiswert zu, den Ihr Arbeitgeber nur durch konkrete Tatsachen erschüttern kann, die ernsthafte Zweifel begründen. Das Bundesarbeitsgericht hat die Anforderungen daran im Urteil vom 28. Juni 2023 (5 AZR 335/22) zusammengefasst. Gelingt ihm die Erschütterung, dreht sich die Lage: Dann müssen Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit voll beweisen und dafür Ihre Ärzte von der Schweigepflicht entbinden. Auch dann entscheiden aber Sie über die Offenlegung, nicht Ihr Arbeitgeber. Sie tragen nur das Risiko, den Prozess ohne diese Entbindung zu verlieren.

Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht. Wer eine Arbeitsunfähigkeit vortäuscht, riskiert die fristlose Kündigung, und schon der begründete Verdacht kann eine Verdachtskündigung tragen. Genau deshalb lohnt es sich, die Bescheinigungen von Anfang an lückenlos zu halten.

Fragt Ihr Chef Sie selbst nach der Diagnose – müssen Sie antworten?

Nein. Es gibt keine arbeitsvertragliche Pflicht, dem Arbeitgeber mitzuteilen, woran Sie erkrankt sind. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer anzeigen, und damit ist Ihre Auskunftspflicht erfüllt.

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und stehen unter einem grundsätzlichen Verarbeitungsverbot. Im Beschäftigungsverhältnis öffnet § 26 Abs. 3 BDSG dieses Verbot nur, soweit die Verarbeitung zur Ausübung von Rechten und Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht erforderlich ist. Für die Zahlung Ihres Entgelts ist die Diagnose nicht erforderlich. Hinzu kommt der Gedanke des Art. 9 Abs. 3 DS-GVO: Daten zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gehören in die Hand von Fachpersonal, das der Schweigepflicht unterliegt, nicht auf den Schreibtisch der Personalabteilung.

Enge Ausnahmen gibt es trotzdem, und sie betreffen nie die Diagnose als solche:

• Ansteckende Erkrankungen. Droht eine Gefahr für Kolleginnen, Kollegen oder Kunden, verlangt die Rücksichtnahmepflicht aus § 241 Abs. 2 BGB eine Warnung. In Lebensmittelbetrieben und im Gesundheitswesen kommen Tätigkeitsverbote nach dem Infektionsschutzgesetz hinzu.
• Konkrete Einschränkungen für Ihren Einsatz. Wenn Sie nicht mehr schwer heben oder keine Nachtschicht mehr leisten können, ist das mitzuteilen. Die Einschränkung, nicht ihr medizinischer Grund.
• Unfall durch Dritte. Ihr Arbeitgeber kann Ansprüche gegen einen Schädiger übergeleitet bekommen. Dafür braucht er den Hergang, nicht Ihre Krankengeschichte.

Ein freundlich gemeintes „Was haben Sie denn?” im Rückkehrgespräch ist keine dieser Ausnahmen. Sie dürfen ausweichend antworten, ohne eine Pflichtverletzung zu begehen. Eine Abmahnung wegen der verweigerten Auskunft wäre unwirksam und gehört aus der Personalakte entfernt.

Eingliederungsmanagement und Personalfragebogen – die Einfallstore im Betrieb

Die meisten Diagnosen erfährt ein Arbeitgeber nicht von der Kasse, sondern vom Beschäftigten selbst. Drei Situationen sind dafür verantwortlich.

Die erste ist das betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Sind Sie innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, muss Ihr Arbeitgeber es Ihnen anbieten. Für ihn ist das Pflicht, für Sie freiwillig. Sie bestimmen dabei, wer beteiligt wird und welche Daten an wen gehen. Das Bundesverwaltungsgericht hat dazu bereits am 23. Juni 2010 entschieden, dass der Beschäftigte Herr des Verfahrens ist. Ein Eingliederungsmanagement ist sinnvoll und schützt Sie im späteren Kündigungsschutzprozess. Es zwingt Sie aber nicht dazu, Ihre Diagnose auf den Tisch zu legen.

Die zweite ist das Rückkehr- oder Krankengespräch. Dort wird selten formell gefragt, sondern beiläufig. Bleiben Sie freundlich und knapp, und sagen Sie zu, was Sie leisten können, nicht was Ihnen fehlt.

Die dritte sind Formulare. Gesundheitsfragebögen, Anlagen zum Arbeitsvertrag, Erklärungen im Zusammenhang mit einer Zusatzversorgung. Was davon am Ende in Ihrer Akte landet, können Sie prüfen, indem Sie in die Personalakte schauen.

Schweigepflichtentbindung unterschreiben – was Sie vorher wissen sollten

Unterschreiben Sie nichts, was Ihre Ärzte gegenüber dem Arbeitgeber von der Schweigepflicht entbindet, bevor Sie es anwaltlich haben prüfen lassen. Solche Erklärungen kommen oft harmlos daher, als „Einverständnis zur Abstimmung mit dem Betriebsarzt” oder als Anlage zu einer Wiedereingliederung.

Eine Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist rechtlich möglich, aber an Bedingungen geknüpft. Nach § 26 Abs. 2 BDSG ist die Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis besonders zu prüfen, weil Sie im Abhängigkeitsverhältnis stehen, und die Erklärung bedarf grundsätzlich der Schriftform. Eine Einwilligung, die Sie in der Drucksituation eines Personalgesprächs abgeben, ist angreifbar. Und sie muss sich ausdrücklich auf Gesundheitsdaten beziehen, eine pauschale Formulierung reicht nicht.

Wichtig ist außerdem: Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Das nimmt Ihnen nicht das zurück, was der Arbeitgeber bereits erfahren hat. Deshalb ist die Reihenfolge entscheidend, und deshalb gilt der einfache Grundsatz, in der Aufregung einer Krankheits- oder Trennungssituation zunächst gar nichts zu unterschreiben. Das gilt erst recht, wenn Ihnen gleichzeitig ein Aufhebungsvertrag vorgelegt wird.

Ihr Arbeitgeber kennt die Diagnose bereits – diese Rechte haben Sie

Ist die Information einmal im Betrieb, geht es um Schadensbegrenzung und um Ihre Ansprüche aus der DS-GVO. Vier Schritte stehen Ihnen offen, und sie lassen sich kombinieren.

• Auskunft verlangen. Über Art. 15 DS-GVO erfahren Sie, welche Daten Ihr Arbeitgeber über Sie verarbeitet, woher sie stammen und an wen sie weitergegeben wurden. Wie Sie dabei vorgehen, steht im Ratgeber zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO.
• Löschung fordern. Daten, die ohne Rechtsgrundlage erhoben wurden, sind nach Art. 17 DS-GVO zu löschen. Das betrifft auch Notizen und Gesprächsprotokolle in der Personalakte.
• Beschwerde einlegen. Art. 77 DS-GVO gibt Ihnen den Weg zur zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes. Das kostet nichts und ist unabhängig von einem Gerichtsverfahren.
• Schadensersatz geltend machen. Art. 82 DS-GVO gibt einen Anspruch auf Ersatz auch des immateriellen Schadens. Er lässt sich zusammen mit anderen Ansprüchen vor dem Arbeitsgericht einklagen.

Dokumentieren Sie den Vorfall, solange er frisch ist. Wer hat wann was gesagt, wer war dabei, gab es eine Mail dazu. Ohne diese Notiz steht später Aussage gegen Aussage.

Was sollten Sie tun, wenn nach Ihrer Diagnose gefragt wird?

Bleiben Sie ruhig und halten Sie die Grenze, ohne den Konflikt zu suchen. Die ersten Schritte kosten Sie nichts.

• Nur die richtige Ausfertigung weitergeben. Der Arbeitgeber bekommt das Blatt für den Arbeitgeber, die Kasse ihres. Nichts mit ICD-Code weiterleiten.
• Höflich, aber klar antworten. Ein Satz genügt: Sie seien krankgeschrieben, zur Erkrankung selbst möchten Sie nichts sagen.
• Nichts unterschreiben. Weder Schweigepflichtentbindung noch Gesundheitsfragebogen ohne vorherige Prüfung.
• Einschränkungen statt Diagnose mitteilen. Wenn es um Ihren Einsatz geht, nennen Sie, was geht und was nicht.
• Mitschreiben. Datum, Gesprächspartner, Wortlaut der Frage. Kurze Notiz am selben Tag.
• Anfragen schriftlich beantworten lassen. Fassen Sie ein mündliches Verlangen per E-Mail zusammen, dann steht es später fest.
• Bei der Kasse nachfragen. Wollen Sie wissen, ob Ihr Arbeitgeber dort angefragt hat, können Sie das von Ihrer Krankenkasse erfahren.

Häufige Fragen zur Diagnose gegenüber dem Arbeitgeber

Darf meine Krankenkasse meinem Arbeitgeber die Diagnose nennen?

Nein. § 69 Abs. 4 SGB X bestimmt ausdrücklich, dass die Übermittlung von Diagnosedaten an den Arbeitgeber nicht zulässig ist. Abgesichert wird das durch das Sozialgeheimnis aus § 35 Abs. 1 SGB I.

Was darf die Krankenkasse dem Arbeitgeber dann überhaupt sagen?

Sie darf mitteilen, ob eine fortdauernde oder erneute Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht. Diese Auskunft braucht der Arbeitgeber für die Berechnung der Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung. Welche Krankheit es ist, erfährt er dabei nicht.

Steht die Diagnose in der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Nein. § 109 Abs. 1 SGB IV zählt auf, was der Arbeitgeber abrufen kann: Name, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der ärztlichen Feststellung, Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und den Hinweis auf einen möglichen Unfall. Eine Diagnose oder einen ICD-Code enthält die Meldung nicht.

Muss ich meinem Chef sagen, was ich habe?

Nein. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer anzeigen. Die Diagnose gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO und ist für die Entgeltfortzahlung nicht erforderlich.

Gibt es Fälle, in denen ich doch etwas sagen muss?

Ja, aber sie betreffen nicht die Diagnose selbst. Bei einer ansteckenden Erkrankung mit Gefahr für andere verlangt § 241 Abs. 2 BGB eine Warnung, im Lebensmittelbereich und im Gesundheitswesen kommen Vorgaben des Infektionsschutzgesetzes hinzu. Und wenn Ihr Einsatz betroffen ist, teilen Sie die Einschränkung mit, nicht deren medizinischen Grund.

Mein Arbeitgeber zweifelt an der Krankschreibung. Was kann er tun?

Er kann nach § 275 Abs. 1a Satz 3 SGB V verlangen, dass die Krankenkasse eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einholt. Das Ergebnis lautet, ob Arbeitsunfähigkeit besteht. Die Diagnose bekommt er auch auf diesem Weg nicht.

Darf der Betriebsarzt meinem Arbeitgeber die Diagnose mitteilen?

Nein. Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 StGB. An den Arbeitgeber darf er nur das Ergebnis weitergeben, also ob und mit welchen Einschränkungen Sie eingesetzt werden können.

Soll ich eine Schweigepflichtentbindung unterschreiben?

Erst nach Prüfung. Eine Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten muss freiwillig und ausdrücklich sein, im Arbeitsverhältnis prüft § 26 Abs. 2 BDSG die Freiwilligkeit besonders streng. Sie können eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen, das Bekanntgewordene aber nicht mehr zurückholen.

Mein Arbeitgeber kennt meine Diagnose. Kann ich etwas dagegen tun?

Ja. Über Art. 15 DS-GVO können Sie Auskunft verlangen, über Art. 17 DS-GVO die Löschung, über Art. 77 DS-GVO Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht einlegen und über Art. 82 DS-GVO Schadensersatz auch für den immateriellen Schaden fordern.

Kann mir wegen meiner Krankheit gekündigt werden?

Krankheit schützt nicht vor einer Kündigung, rechtfertigt sie aber auch nicht ohne Weiteres. Eine Kündigung wegen häufiger oder langer Fehlzeiten unterliegt strengen Anforderungen, dazu mehr unter Kündigung wegen Krankheit und im Ratgeber zur Kündigung während der Krankschreibung. Haben Sie bereits eine Kündigung erhalten, zählt ab Zugang die Drei-Wochen-Frist, die ersten Schritte finden Sie unter Soforthilfe nach einer Kündigung.

Diagnose und Arbeitgeber – worauf es für Sie ankommt

Ihre Diagnose ist beim Arbeitgeber gesetzlich gesperrt. Die Krankenkasse darf sie nicht herausgeben, der Arzt nicht, der Betriebsarzt nicht, und aus der elektronischen Krankmeldung geht sie ebenso wenig hervor. Erfährt Ihr Arbeitgeber sie trotzdem, führt der Weg fast immer über Sie selbst: über das falsche Blatt, ein beiläufiges Gespräch oder eine unterschriebene Erklärung. Halten Sie die Grenze, und teilen Sie nur mit, was Sie leisten können. Ernst wird es erst, wenn aus dem Thema eine Abmahnung oder eine Kündigung wird, denn dann läuft die Frist.