Minusstunden bei Kündigung – müssen Sie sie zurückzahlen?

Minusstunden bei Kündigung – der Abzug steht in der letzten Abrechnung

Minusstunden bei einer Kündigung bemerken die meisten Arbeitnehmer erst, wenn die Schlussabrechnung im Briefkasten liegt. Das Arbeitsverhältnis ist beendet, das letzte Gehalt fällt deutlich kleiner aus als erwartet, und in der Abrechnung steht eine Zeile wie „Ausgleich Arbeitszeitkonto” oder „Korrektur Minusstunden”. Manchmal kommt es noch dicker: Der Arbeitgeber schreibt, Sie schuldeten ihm Geld zurück.

Die gute Nachricht vorweg: In den allermeisten Fällen darf er das nicht. Ein Abzug wegen Minusstunden setzt eine ganze Kette von Voraussetzungen voraus, und in der Praxis reißt diese Kette fast immer an einer Stelle. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, an welcher – und wie Sie Ihr Geld zurückholen, bevor eine Frist es endgültig kostet.

1. Minusstunden gibt es nur dort, wo ein Arbeitszeitkonto geführt wird

Ohne Arbeitszeitkonto können Minusstunden rechtlich gar nicht entstehen. Das klingt formal, ist aber der erste und oft schon entscheidende Prüfpunkt. Ein Arbeitszeitkonto ist kein technisches Detail der Personalabteilung, sondern eine Abrede, die Ihre Arbeitszeit von Ihrer Vergütung entkoppelt: Sie erhalten Monat für Monat dasselbe Gehalt, obwohl Sie mal mehr und mal weniger arbeiten, und der Ausgleich wandert auf ein Konto.

Eine solche Abrede braucht eine Grundlage. Sie kann im Arbeitsvertrag stehen, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag. Dass im Betrieb irgendein Zeiterfassungssystem läuft, genügt dafür nicht. Erfassung ist Dokumentation, nicht Verrechnung.

Ebenso wenig genügt ein reines Überstundenkonto. Dieses hält nur fest, wie viel Sie zusätzlich gearbeitet haben, und es kennt der Sache nach keinen negativen Stand. Prüfen Sie deshalb zuerst, was Ihre Unterlagen wirklich hergeben: Arbeitsvertrag, Nachträge, eine etwaige Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit und der anwendbare Tarifvertrag.

Arbeiten Sie im Stundenlohn und wird nur bezahlt, was Sie tatsächlich geleistet haben, dann gibt es nichts zu verrechnen. Für nicht geleistete Stunden ist von vornherein kein Lohn geflossen, den der Arbeitgeber zurückholen könnte. Was hier aussieht wie ein Minus, ist schlicht eine Fehlzeit.

2. Rückzahlung von Minusstunden verlangt eine ausdrückliche Vereinbarung

Das Bundesarbeitsgericht knüpft die Belastung eines Arbeitszeitkontos mit Minusstunden an zwei Bedingungen. In seinem Urteil vom 26. Januar 2011 (5 AZR 819/09) hat der Fünfte Senat den Leitsatz so formuliert:

Lesen Sie diesen Satz zweimal. Er enthält beide Hürden. Erstens muss Ihr Arbeitgeber die fraglichen Stunden tatsächlich bezahlt haben, obwohl Sie nicht gearbeitet haben – bei einem festen Monatsgehalt ist das regelmäßig der Fall. Zweitens, und das ist der Punkt, an dem Arbeitgeber scheitern, müssen Sie zur Nachleistung verpflichtet sein. Diese Pflicht fällt nicht vom Himmel. Sie muss vereinbart sein.

Dieselbe Linie hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 21. März 2012 (5 AZR 676/11) für die Verrechnung bestätigt. Im Leitsatz heißt es dort:

Für Sie heißt das ganz praktisch: Suchen Sie in Ihren Unterlagen nach einer Klausel, die den Ausgleich von Minusstunden ausdrücklich regelt. Finden Sie keine, fehlt Ihrem Arbeitgeber die Grundlage für den Abzug. Und selbst wenn Sie eine finden, ist die Sache nicht entschieden. Formularklauseln in Arbeitsverträgen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen und werden von den Arbeitsgerichten streng kontrolliert. Eine Regelung, die Ihnen das Risiko auch für solche Fehlzeiten aufbürdet, die der Arbeitgeber selbst zu verantworten hat, hält dieser Kontrolle regelmäßig nicht stand.

3. Betriebsrisiko: Fehlt die Arbeit, fehlt der Grund für Minusstunden

Wer Ihnen keine Arbeit zuweist, darf Ihnen daraus kein Minus buchen. Nach § 615 Satz 1 BGB behalten Sie Ihren Vergütungsanspruch, wenn der Arbeitgeber mit der Annahme Ihrer Arbeitsleistung in Verzug gerät, und Sie sind nicht verpflichtet, die ausgefallene Zeit nachzuarbeiten. § 615 Satz 3 BGB erstreckt das ausdrücklich auf Fälle, in denen der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt.

Typische Konstellationen, die in Wahrheit zulasten des Arbeitgebers gehen:

• Der Betrieb stand still, weil Strom, Maschine oder IT-System ausgefallen sind.
• Aufträge blieben aus, die Schicht wurde gestrichen oder kürzer angesetzt.
• Sie wurden nach Hause geschickt, nicht eingeteilt oder nicht mehr auf das Betriebsgelände gelassen.
• Ein Saisonbetrieb hat früher geschlossen als geplant.

Besonders häufig trifft das Arbeitnehmer, die auf Abruf arbeiten. Nach § 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart, wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist. Nach § 12 Abs. 3 TzBfG sind Sie zur Arbeitsleistung ohnehin nur verpflichtet, wenn Ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird. Ruft Ihr Arbeitgeber weniger ab, als er schuldet, entstehen keine Minusstunden – es entsteht sein Annahmeverzug. Genau darum ging es in der oben genannten Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 26. Januar 2011.

Die Lage der Arbeitszeit bestimmt im Übrigen nach § 106 Satz 1 GewO der Arbeitgeber. Wer dieses Recht ausübt und Sie nicht einsetzt, kann das Ergebnis seiner eigenen Entscheidung nicht anschließend Ihnen in Rechnung stellen.

4. Krankheit, Urlaub, Feiertag: Diese Zeiten sind keine Minusstunden

Fehlzeiten, die das Gesetz bezahlt, dürfen das Konto nicht ins Minus ziehen. Prüfen Sie Ihre Kontoauszüge deshalb Zeile für Zeile daraufhin, ob dort Tage abgebucht wurden, für die Sie ohnehin Anspruch auf Vergütung hatten.

• Arbeitsunfähigkeit. Nach § 3 Abs. 1 EntgFG behalten Sie bei unverschuldeter Krankheit bis zu sechs Wochen Ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Diese Stunden sind bezahlt und können kein Minus erzeugen.
• Gesetzliche Feiertage. Nach § 2 Abs. 1 EntgFG hat Ihnen der Arbeitgeber für Arbeitszeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertages ausfällt, das Entgelt zu zahlen, das Sie ohne den Ausfall erhalten hätten.
• Urlaub. Urlaub ist bezahlte Freistellung, das Urlaubsentgelt richtet sich nach § 11 BUrlG. Erkranken Sie im Urlaub, werden die ärztlich bescheinigten Tage nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.
• Angeordnete Fortbildung. Nimmt die Schulung Ihre reguläre Arbeitszeit in Anspruch, ist das Arbeitszeit und keine Fehlzeit.
• Mutterschutzfristen und Beschäftigungsverbote. Hier greifen eigene Vergütungsansprüche nach dem Mutterschutzgesetz.

Wurde Ihnen ausgerechnet eine Krankheitsphase als Minus gebucht und kurz darauf gekündigt, lohnt ein zweiter Blick auf die Kündigung selbst. Worauf es dann ankommt, lesen Sie im Ratgeber zur Kündigung während der Krankschreibung.

5. Nacharbeiten in der Kündigungsfrist – und was bei Freistellung gilt

Solange Sie arbeiten, können Sie Minusstunden abbauen. Sobald Sie nicht mehr dürfen, endet auch der Anspruch des Arbeitgebers. Besteht eine wirksame Ausgleichsabrede, ist der Weg über die Nacharbeit für beide Seiten der naheliegende. Die Kündigungsfrist läuft, das Arbeitsverhältnis besteht fort, und Sie arbeiten die Stunden ab.

Vorsicht bei der Umsetzung: Bleiben Sie nicht eigenmächtig länger und legen Sie keine Zusatzschichten auf eigene Faust ein. Die Verteilung der Arbeitszeit liegt beim Arbeitgeber. Lassen Sie sich den Abbauplan bestätigen, am besten per E-Mail, damit später niemand behauptet, Sie hätten das Angebot nicht angenommen.

Ganz anders liegt es, wenn Ihnen die Möglichkeit zur Nacharbeit genommen wird. Werden Sie nach der Kündigung von der Arbeitsleistung freigestellt oder wird Ihnen fristlos gekündigt, können Sie das Konto gar nicht mehr ausgleichen. Diesen Umstand hat der Arbeitgeber selbst herbeigeführt, und er geht deshalb zu seinen Lasten.

Das Landesarbeitsgericht Nürnberg hat mit Urteil vom 19. Mai 2021 (4 Sa 423/20) genau so entschieden. Nach einer außerordentlichen Kündigung und einer anschließenden Freistellung wollte der Arbeitgeber gut vierzig Minusstunden vom Lohn abziehen. Das Gericht hat den Abzug zurückgewiesen: Wer dem Arbeitnehmer die Möglichkeit nimmt, das Minus abzuarbeiten, kann dafür kein Geld verlangen.

Dasselbe gilt, wenn Sie im Rahmen einer Freistellung auch andere Leistungen verlieren. Wie es sich etwa mit dem Dienstwagen während der Freistellung verhält, behandelt ein eigener Ratgeber.

6. Lohnabzug in der Schlussabrechnung – wo die Grenzen liegen

Selbst wo ein Ausgleichsanspruch besteht, darf der Arbeitgeber nicht beliebig kürzen. Juristisch sind zwei Wege zu unterscheiden, die in der Abrechnung gleich aussehen, rechtlich aber völlig verschieden sind.

Der Arbeitgeber rechnet auf

Behandelt der Arbeitgeber die Minusstunden als eigene Gegenforderung – etwa als Rückforderung überzahlter Vergütung – und zieht sie vom letzten Gehalt ab, dann rechnet er auf. Dafür gilt § 394 Satz 1 BGB: Soweit eine Forderung der Pfändung nicht unterworfen ist, findet die Aufrechnung gegen sie nicht statt. Ihr Lohn ist nach den §§ 850 ff. ZPO nur oberhalb der Pfändungsfreigrenze pfändbar. Diese Grenze wird regelmäßig zum 1. Juli angepasst und steigt, wenn Sie Unterhaltspflichten haben. Ein Teil Ihres Nettolohns bleibt Ihnen daher in jedem Fall, egal wie hoch das Minus ist.

Der Arbeitgeber verweigert die Zahlung von vornherein

Rechnet er dagegen nur das Konto glatt und zahlt für den letzten Monat weniger Grundlohn, liegt darin keine Aufrechnung. Dann steht die Vorfrage im Raum, ob der Vergütungsanspruch überhaupt in voller Höhe entstanden ist. Hier führt der Weg über die Darlegungs- und Beweislast: Der Arbeitgeber muss die Abrede vortragen, die Buchungen belegen und erklären, warum die einzelnen Stunden Ihnen und nicht ihm zuzurechnen sind. Gelingt ihm das nicht, bleibt es beim vollen Lohn.

Eine dritte Grenze zieht das Mindestlohngesetz. Nach § 3 Satz 1 MiLoG sind Vereinbarungen unwirksam, die den Anspruch auf Mindestlohn unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken. Für die Stunden, die Sie tatsächlich gearbeitet haben, muss Ihnen also mindestens der gesetzliche Mindestlohn verbleiben.

Wie Sie einbehaltenes Gehalt anschließend durchsetzen, zeigt der Ratgeber zur Lohnzahlungsklage.

7. Minusstunden mit Resturlaub verrechnen – geht das?

Nein, jedenfalls nicht rückwirkend. Der Gedanke liegt nahe: Sie haben noch Urlaubstage offen, das Konto steht im Minus, also verrechnet man das eine mit dem anderen. Rechtlich trägt das nicht.

Urlaubsgewährung bedeutet, dass Sie von einer bestehenden Arbeitspflicht für die Zukunft freigestellt werden. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG legt der Arbeitgeber die zeitliche Lage des Urlaubs fest, und nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG ist der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Tage, an denen Sie in der Vergangenheit nicht gearbeitet haben, lassen sich nachträglich nicht mehr in Urlaub umdeuten – es fehlt an der Arbeitspflicht, von der noch freigestellt werden könnte.

Zwei Wege bleiben trotzdem offen. Zum einen können Sie mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass er Ihnen für die Zukunft Urlaub gewährt und Sie im Gegenzug auf die Nacharbeit verzichten. Zum anderen kann sich nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG und ein etwaiger Ausgleichsanspruch des Arbeitgebers gegenüberstehen, sodass beide Seiten aufrechnen können – auch hier nur in den Grenzen des Pfändungsschutzes.

Was mit offenen Urlaubstagen am Ende des Arbeitsverhältnisses geschieht, lesen Sie im Ratgeber zu Resturlaub und Kündigung. Wurde Ihnen das Urlaubsentgelt gar nicht oder falsch gezahlt, hilft der Beitrag zum Einklagen des Urlaubsentgelts weiter. Und ob Ihr Arbeitgeber Ihnen Urlaub überhaupt vorschreiben durfte, klärt der Ratgeber zu Betriebsferien und Zwangsurlaub.

8. Ausschlussfristen: Warum Sie den einbehaltenen Lohn sofort fordern müssen

Das ist der Punkt, an dem die meisten Arbeitnehmer ihr Geld tatsächlich verlieren – nicht vor Gericht, sondern durch Zeitablauf. Fast jeder Arbeitsvertrag und praktisch jeder Tarifvertrag enthält eine Ausschluss- oder Verfallklausel. Sie bestimmt, dass alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden. Üblich sind drei Monate ab Fälligkeit, häufig in zwei Stufen mit einer anschließenden Klagefrist.

Das trifft Sie doppelt. Ihr Anspruch auf den einbehaltenen Lohn verfällt, wenn Sie ihn nicht rechtzeitig einfordern. Umgekehrt kann auch der Rückforderungsanspruch Ihres Arbeitgebers verfallen sein, wenn er ihn zu spät erhebt – prüfen Sie also immer beide Richtungen.

Schreiben Sie Ihren Arbeitgeber deshalb sofort an, sobald Sie den Abzug in der Abrechnung sehen. Beziffern Sie den Betrag, nennen Sie den Abrechnungsmonat und fordern Sie die Zahlung unter Fristsetzung. Verlassen Sie sich nicht auf ein Telefonat.

Zwei Details lohnen die Prüfung. Für Arbeitsverträge, die ab Oktober 2016 geschlossen wurden, darf eine Ausschlussklausel nicht mehr Schriftform verlangen, sondern höchstens Textform – eine E-Mail genügt also. Und soweit es um den gesetzlichen Mindestlohn geht, greift § 3 Satz 1 MiLoG, sodass eine Verfallklausel diesen Anspruch nicht erfassen kann. Einen Überblick über die weiteren Fristen, die nach einer Kündigung gleichzeitig laufen, gibt der Beitrag zu den Fristen im Arbeitsrecht.

9. Selbst kündigen, obwohl das Konto im Minus steht?

Klären Sie vorher, ob eine Ausgleichsabrede besteht und ob Sie das Minus in der Kündigungsfrist abbauen können. Kündigen Sie selbst, verlieren Sie ein Argument, das Arbeitnehmern nach einer Arbeitgeberkündigung häufig hilft: Sie werden in aller Regel bis zum Ende weiterarbeiten und hätten damit die Gelegenheit zur Nacharbeit.

Gehen Sie deshalb der Reihe nach vor. Fehlt eine Ausgleichsabrede, ändert die Eigenkündigung an der Rechtslage nichts, und ein Abzug bleibt unzulässig. Besteht eine wirksame Abrede, sollten Sie die Kündigungsfrist so wählen, dass das Minus abgebaut werden kann, und sich den Abbauplan bestätigen lassen.

Denken Sie zugleich an die Folgen jenseits des Arbeitszeitkontos. Eine Eigenkündigung ohne wichtigen Grund kann eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld auslösen, und im Vertrag kann eine Vertragsstrafe für die vorzeitige Beendigung lauern. Wird Ihnen stattdessen ein Aufhebungsvertrag angeboten, sollten Sie vorher wissen, was drinsteht und was fehlt – eine erste Orientierung gibt der Aufhebungsvertrag- und Abfindungsrechner.

10. Was Sie jetzt tun sollten

Die ersten vier Schritte kosten Sie nichts und klären meist schon, ob der Abzug überhaupt trägt.

• Verträge zusammenstellen. Arbeitsvertrag, Nachträge, Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit und Tarifvertrag. Gesucht wird eine Klausel, die den Ausgleich von Minusstunden ausdrücklich regelt.
• Kontoauszug anfordern. Lassen Sie sich den vollständigen Verlauf des Arbeitszeitkontos aushändigen, nicht nur den Endstand. Nur so erkennen Sie, wann und warum Stunden gebucht wurden.
• Stunden den Ursachen zuordnen. Markieren Sie jede Buchung: eigene Fehlzeit, Krankheit, Urlaub, Feiertag, fehlende Arbeitszuweisung, gestrichene Schicht. Alles außer der ersten Gruppe spricht gegen einen Abzug.
• Freistellung und Kündigungsart festhalten. Wurden Sie freigestellt oder fristlos gekündigt, konnten Sie nicht mehr nacharbeiten. Das allein trägt oft schon.
• Den Abzug sofort schriftlich beanstanden. Betrag beziffern, Zahlung unter Frist fordern, Kopie aufbewahren. Wegen der Ausschlussfristen zählt hier jede Woche.
• Nichts unterschreiben. Weder eine Ausgleichsquittung noch eine Rückzahlungsvereinbarung noch einen Aufhebungsvertrag, solange die Lage nicht geklärt ist.

Steht neben dem Abzug eine Kündigung im Raum, hat diese Vorrang. Die wichtigsten ersten Schritte fasst die Soforthilfe nach einer Kündigung zusammen. Wurde Ihnen zuvor eine Abmahnung wegen Fehlzeiten erteilt, gehört auch diese auf den Tisch, weil sie eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten soll.

Häufige Fragen zu Minusstunden bei Kündigung

Muss ich Minusstunden nach einer Kündigung zurückzahlen?

Nur ausnahmsweise. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 26. Januar 2011 (5 AZR 819/09) setzt die Belastung eines Arbeitszeitkontos mit Minusstunden voraus, dass der Arbeitgeber die Stunden im Rahmen einer verstetigten Vergütung entlohnt hat und Sie zur Nachleistung verpflichtet sind, weil Sie die Arbeitszeit vorschussweise vergütet erhalten haben. Fehlt eine Vereinbarung, die den Ausgleich regelt, besteht kein Rückzahlungsanspruch.

Darf mein Arbeitgeber Minusstunden einfach vom letzten Gehalt abziehen?

Nicht ohne Grundlage und nicht unbegrenzt. Rechnet er mit einer eigenen Forderung auf, gilt § 394 Satz 1 BGB in Verbindung mit den Pfändungsfreigrenzen der §§ 850 ff. ZPO, sodass Ihnen ein Teil des Nettolohns in jedem Fall bleibt. Zahlt er von vornherein weniger, muss er die Abrede und jede einzelne Buchung darlegen und beweisen.

Ich habe kein Arbeitszeitkonto – können trotzdem Minusstunden entstehen?

Nein. Ohne eine Abrede über ein Arbeitszeitkonto gibt es kein Konto, das ins Minus laufen könnte. Fehlzeiten bleiben möglich, sie werden dann aber schlicht nicht vergütet, soweit nicht Entgeltfortzahlung, Urlaubsentgelt oder Feiertagsvergütung eingreifen. Eine reine Zeiterfassung im Betrieb genügt als Grundlage nicht.

Muss ich Minusstunden während der Kündigungsfrist nacharbeiten?

Wenn eine wirksame Ausgleichsabrede besteht und Ihr Arbeitgeber Sie einsetzt, ja. Er bestimmt dabei nach § 106 Satz 1 GewO die Lage der Arbeitszeit. Arbeiten Sie nicht eigenmächtig länger, sondern lassen Sie sich den Abbau bestätigen.

Was gilt, wenn ich freigestellt oder fristlos gekündigt wurde?

Dann können Sie das Konto nicht mehr ausgleichen, und dieser Umstand geht zulasten des Arbeitgebers. Das Landesarbeitsgericht Nürnberg hat mit Urteil vom 19. Mai 2021 (4 Sa 423/20) einen Abzug von rund vierzig Minusstunden zurückgewiesen, weil dem Arbeitnehmer nach außerordentlicher Kündigung und anschließender Freistellung die Möglichkeit zum Ausgleich genommen war.

Kann ich Minusstunden mit meinem Resturlaub verrechnen?

Nicht rückwirkend. Urlaub stellt Sie für die Zukunft von einer bestehenden Arbeitspflicht frei und ist nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG im laufenden Kalenderjahr zu gewähren. Vergangene Fehlzeiten lassen sich deshalb nicht nachträglich zu Urlaub umwidmen. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses kann allerdings ein Abgeltungsanspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG einem Ausgleichsanspruch gegenüberstehen.

Können Minusstunden verfallen?

Ein Ausgleichsanspruch kann an einer Ausschluss- oder Verfallklausel scheitern, wenn Ihr Arbeitgeber ihn nicht innerhalb der vereinbarten Frist geltend macht. Dieselbe Klausel trifft aber auch Sie, wenn Sie einbehaltenen Lohn zurückfordern wollen. Prüfen Sie deshalb beide Richtungen und handeln Sie zügig.

Was mache ich, wenn in meiner Schlussabrechnung ein Abzug steht?

Fordern Sie den Betrag umgehend schriftlich unter Fristsetzung ein und lassen Sie sich den vollständigen Kontoverlauf aushändigen. Unterschreiben Sie keine Ausgleichsquittung und keine Rückzahlungsvereinbarung, bevor geklärt ist, ob überhaupt eine Ausgleichsabrede besteht.

Minusstunden bei Kündigung – worauf es für Sie ankommt

Der Abzug wegen Minusstunden wirkt in der Abrechnung wie eine Selbstverständlichkeit, ist es aber fast nie. Ohne Arbeitszeitkonto entsteht kein Minus. Ohne ausdrückliche Ausgleichsabrede gibt es keine Nachleistungspflicht und damit keine Rückzahlung. Und wo der Arbeitgeber die Arbeit nicht zugewiesen, Sie freigestellt oder fristlos gekündigt hat, trägt er die Folgen selbst.

Entscheidend ist deshalb nicht die Rechtslage, sondern das Tempo. Beanstanden Sie den Abzug schriftlich, bevor eine Ausschlussfrist ihn endgültig macht, und unterschreiben Sie in der Zwischenzeit nichts. Läuft daneben eine Kündigung, zählt zuerst deren Frist – alles Weitere klärt sich im selben Verfahren mit.